Zugangsgeschützte Bereiche der Aboca-Gruppe Pflichtinformationen über den Schutz personenbezogener Daten
(Art. 13 Verordnung (EU) 2016/679 – DSGVO) )

 

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

gemäß der oben genannten Verordnung sind Aboca S.p.A. Società Agricola und Apoteca Natura S.p.A. mit Sitz in Loc. Aboca 20, 52037 SANSEPOLCRO (AR), nachfolgend Aboca-Gruppe genannt, in ihrer Eigenschaft als Verantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die Ihnen im Rahmen der Nutzung der jeweiligen zugangsgeschützten Bereiche zur Verfügung gestellt werden, verpflichtet, Sie über Folgendes zu informieren.

(A) – Beschreibung der Webdienste und Definitionen

Zugangsgeschützte Bereiche: Logisch lokalisierte Bereiche, wie die durch besondere kryptographische Verfahren geschützten Domänen mit bedingtem Zugriff, über die Sie einige nützliche Software-Tools verwenden und als medizinisches Fachpersonal spezielle Inhalte nutzen können, die der Kommunikation, Ihrer Fortbildung, der wissenschaftlichen Vertiefung unserer Produktionsmethoden und der Qualität unserer Produkte gewidmet sind, damit Sie effizienter mit uns oder Ihrem Arbeitgeber zusammenarbeiten können (im letzten Fall können Aboca S.p.A. Società Agricola und Apoteca Natura S.p.A. laut Artikel 28 DSGVO vom Verantwortlichen als Auftragsverarbeiter benannt werden).

(A.1) – Hinweise

Die in Ihrem zugangsgeschützten Bereich enthaltenen Dienste sind ausschließlich als Unterstützung zu Ihrer Fortbildung und Information gedacht, weshalb die Aboca-Gruppe auf keine Weise für den Wahrheitsgehalt, die Richtigkeit, die Zuverlässigkeit und die Aktualisierung des Inhalts in Bezug auf die im System eingegebenen Daten verantwortlich gemacht werden kann. Voraussetzung für die korrekte Funktionsweise der zugangsgeschützten Bereiche ist die Verfügbarkeit einer Internetverbindung seitens des Nutzers.

Die Aboca-Gruppe stellt die zugangsgeschützten Bereiche in dem Zustand, in dem sie sich befinden, zur Verfügung und kann nicht für Funktionsstörungen, Verzögerungen bei der Ausführung der vom Nutzer konfigurierten Optionen oder Nutzung der in den zugangsgeschützten Bereichen vorhandenen Funktionen, die von derjenigen abweichen, für die die zugangsgeschützten Bereiche geschaffen wurden, verantwortlich gemacht werden. Die Nutzung der zugangsgeschützten Bereiche ist ausschließlich Volljährigen vorbehalten.

(A.2) – Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Datenverarbeitung, die wir Ihnen nachstehend im Einzelnen erläutern, findet ihre Rechtsgrundlage in den eventuell zwischen Ihnen und der Aboca-Gruppe bestehenden vertraglichen Beziehungen, in den Bestimmungen, die Ihr Recht auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und Ihr Recht auf Vertraulichkeit regeln, und schließlich in jenen, die es Ihnen gestatten, Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung zu erteilen oder zu jedem beliebigen Zeitpunkt zu widerrufen. Im Einzelnen sind das:

• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr;
• gegebenenfalls Ihre Einwilligungserklärung nach vorheriger Aufklärung entsprechend den geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen gemäß Artikel 6 Buchstabe a) der DSGVO;
• Verpflichtungen zur Erfüllung eines Vertrags, in dem Sie (als betroffene Person) laut Artikel 6 Buchstabe b) als Vertragspartei gelten, sofern Sie Arzt, Pflege- oder Ernährungsfachkraft sind;
• Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten gemäß Artikel 6 Buchstabe f) der DSGVO;
• Artikel 83 der Verordnung (EU) 2017/745 auf Grundlage der Bestimmungen laut Artikel 6 Buchstabe c), Art. 9 Buchstabe i) der DSGVO sowie Art. 2 sexies Buchstabe z) des italienischen Gesetzesdekrets 196/2003.

(B) – Art der personenbezogenen Daten

Die folgenden Kategorien Sie betreffender personenbezogener Daten dürfen ausschließlich nach Ihrer Einwilligung, falls erforderlich, für die nachstehend angegebenen Zwecke verarbeitet werden.

(B.1) – Allgemeine personenbezogene Daten und Kenndaten

Zum Beispiel: Ihre E-Mail-Adresse, die geografische Adresse des Ortes, an dem Sie Ihren Beruf oder Ihre Tätigkeit ausüben, Aspekte in Bezug auf Ihre Fähigkeiten oder Ihre Interaktionen mit den Systemen oder dem Personal der Gruppe, die mit der Erbringung der Coaching-Dienstleistungen beauftragt sein können, oder die von Ihnen freiwillig zur Verfügung gestellten Daten und andere Sie betreffende Informationen, die Sie ebenfalls freiwillig in den zugangsgeschützten Bereichen über die verfügbaren Funktionen eingeben. Wir verarbeiten auch die Daten, die sich auf Ihre Interaktionen mit den in den oben genannten Bereichen verfügbaren Anwendungen beziehen, um Ihnen die entsprechenden Fortbildungspunkte zuzuordnen. Wenn Sie eine Pflege- oder Ernährungsfachkraft sind, verarbeiten wir die Daten zu Ihrer Eintragung in das Register, Ihre Spezialisierung und die Daten zum Gesamtvolumen Ihrer Einkäufe in aggregierter Form.

(B.2) – Bilder

Wir können Ihr Bild verarbeiten, um Ihr Profil im zugangsgeschützten Bereich zu vervollständigen, oder im Rahmen von Fortbildungstätigkeiten, auch in Form von Streaming oder Webinaren, durch speziell als Datenverarbeiter benannte Drittunternehmen.

(B.3) – Personenbezogene Kenndaten 

Wie beispielsweise Ihr Vor- und Nachname.

(B.4) – Navigationsdaten und Daten zur Nutzung zugangsgeschützter Bereiche

Die Computersysteme und die Software-Verfahren, die zum Betrieb der zugangsgeschützten Bereiche dienen, erfassen im Laufe ihres normalen Betriebs einige personenbezogene Daten, deren Übertragung in der Verwendung der Internet-Kommunikationsprotokolle eingeschlossen ist. Diese Informationen werden nicht erfasst, um sie identifizierten betroffenen Personen zuzuordnen, könnten aber aufgrund ihrer Beschaffenheit durch Verarbeitung und Verknüpfung mit Daten im Besitz Dritter die Identifizierung der Nutzer ermöglichen. In diese Datenkategorie fallen die IP-Adressen bzw. andere Identifikationsdaten der Endgeräte, mit denen Nutzer auf die zugangsgeschützten Bereiche zugreifen, die URIs (Uniform Resource Identifier) der angeforderten Ressourcen, die Uhrzeit der Anforderung, die zur Vorlage der Anforderung beim Server verwendete Methode, die Größe der erhaltenen Antwortdatei, der Zahlencode zur Angabe des Status der Antwort des Servers (erfolgreich abgeschlossen, Fehler usw.) und weitere Parameter, die das Betriebssystem und die IT-Umgebung des Nutzers betreffen. 

Diese Daten werden ausschließlich zur Erfassung anonymer statistischer Informationen über die Nutzung der Webseite und zur Überprüfung ihrer korrekten Funktionsweise verwendet und sofort nach der Verarbeitung gelöscht. Die betreffenden Daten können zur Feststellung einer Haftung im Falle von Computerstraftaten zum Schaden unserer Webseite genutzt werden. Abgesehen von dieser Möglichkeit bleiben die Daten über Webkontakte derzeit nicht länger als sieben Tage gespeichert.

(B.5) – Authentifizierungsdaten für zugangsgeschützte Bereiche

Nach Abschluss der Registrierung, bei der Sie die betreffenden Zugangsdaten wählen können, darunter Ihr Passwort, das nur Sie kennen, können Sie über ein mobiles Gerät oder über den PC auf die zugangsgeschützten Bereiche zugreifen, indem sie die gewählten persönlichen Authentifizierungsdaten eingeben, die Sie sehr sorgfältig aufbewahren müssen. Wir empfehlen Ihnen, ein Passwort zu wählen, das mindestens die folgenden Merkmale aufweist: Es muss mindestens acht Zeichen lang sein und mindestens ein Sonderzeichen enthalten. Für den Fall, dass Sie Ihr Passwort vergessen haben, bietet das Wiederherstellungsverfahren einen Link, über den Sie es selbst zurücksetzen können. Die Authentifizierungsdaten werden ab dem Zeitpunkt ihrer ersten Verwendung verschlüsselt und können von den Verantwortlichen in keiner Weise eingesehen werden.

(B.6) – Zahlungsdaten 

Wenn Sie eine Pflege- oder Ernährungsfachkraft sind, können die Daten, die für den Kauf von Produkten verwendet werden, über die im entsprechenden Bereich verfügbaren Funktionen verarbeitet werden (z. B. Lieferadresse und Zahlung per Nachnahme bzw. Bankverbindung bei Überweisung).

(C) – Art der Übertragung

Die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten ist in der Regel nicht zwingend vorgeschrieben, in einigen Fällen aber notwendig, um Ihnen die Nutzung der in den zugangsgeschützten Bereichen vorgesehenen Dienste und Funktionen zu ermöglichen.

(C.1) – Daten, deren Übertragung notwendig ist

(C.1.1) – Wenn Sie Arzt, Pflege- oder Ernährungsfachkraft sind, steht es Ihnen jederzeit frei, Ihre personenbezogenen Daten nicht anzugeben, aber in diesem Fall kann es für den für die Verarbeitung Verantwortlichen unmöglich sein, Ihre Anfragen zu bearbeiten, Ihren Bedürfnissen nachzukommen oder Ihnen die Nutzung aller in den zugangsgeschützten Bereichen verfügbaren Funktionen zu ermöglichen.

(C.1.2) – Die Angabe der persönlichen Kenndaten ist erforderlich, um alle Funktionen der zugangsgeschützten Bereiche zu aktivieren, und die Angabe der Daten über die verwendeten Zahlungsmittel ist ebenfalls erforderlich, wenn Sie Arzt, Pflege- oder Ernährungsfachkraft sind.

(C.1.3) – Diese personenbezogenen Kenndaten werden ausschließlich zum Zweck der Erfüllung ausdrücklicher Anfragen der betroffenen Person und zur Leistung der in den zugangsgeschützten Bereichen verfügbaren oder von diesen übermittelten, geförderten oder angebotenen Dienste sowohl mit elektronischen Datenträgern als auch in Papierform verarbeitet. Sie werden von der Aboca-Gruppe nur so lange aufbewahrt, wie die betroffenen Personen in den zugangsgeschützten Bereichen eingetragen sind bzw. ihr persönliches Nutzerkonto auf der Website besteht, oder so lange, wie es im Zusammenhang mit rechtlichen Verpflichtungen oder Anfragen der Behörde unbedingt erforderlich ist. Nach Ablauf dieser Aufbewahrungsfristen werden die personenbezogenen Kenndaten gelöscht. Im Falle eines Profils, das sich auf einen Angestellten einer Verkaufsstelle bezieht, können die personenbezogenen Kenndaten wiederum vom Inhaber der Verkaufsstelle im Rahmen des entsprechenden Berechtigungsprofils zum Zeitpunkt des ersten funktionalen Zugriffs zum Festlegen oder Ändern des Passworts oder zum Sperren oder Löschen des Profils zu den Zwecken verarbeitet werden, die sich aus dem Bestehen des oben genannten Beschäftigungsverhältnisses ergeben, in dessen Rahmen die betroffene Person ihre Rechte ausüben kann.

(C.2) – Daten, deren Übertragung freiwillig ist

Wie im vorhergehenden Punkt ausgeführt, können Sie einige oder alle der oben genannten Daten nicht angeben, aber in diesem Fall können Sie die Ihnen vorbehaltenen Dienste nicht oder nur teilweise nutzen. Das freiwillige Senden von E-Mails an die angegebenen Adressen hat zur Folge, dass die E-Mail-Adresse des Absenders, die für die Beantwortung der Anfragen erforderlich ist, sowie alle anderen in der Nachricht enthaltenen personenbezogenen Daten erfasst werden.

(D) – Zweck der Verarbeitung

Zusätzlich zu den Verarbeitungen, die im Zusammenhang mit gesetzlichen Verpflichtungen, Vorschriften oder aufgrund von behördlichen Anordnungen erforderlich sind, führen die Unternehmen der Aboca-Gruppe ausschließlich mit Ihrer Zustimmung, sofern erforderlich, die Verarbeitungen durch, die erforderlich sind, um Ihnen die Nutzung der Dienste und Funktionen der zugangsgeschützten Bereiche zu ermöglichen; insbesondere:

(D.1) – Unterstützende Dienstleistungen

• Nützliche Instrumente für Ihre Aus- und Weiterbildung, als Unterstützung bei der Beratung, für die Teilnahme an externen Qualitätskontrollprogrammen der Apothekenselbstdiagnose der ersten Ebene, für die Abfrage von Geschäftsdaten, sofern vorhanden (Ausbildung und Personalmanagement);

(D.2) – Werbeaktionen und Treueprogramme

• Ihre Daten werden insbesondere verarbeitet, um Ihnen den Zugang zu Initiativen kommerzieller Art zu ermöglichen, durch die Sie Anspruch auf Prämien, Aktionen und im Allgemeinen auf Privilegien, die Ihnen vorbehaltenen sind, erhalten.

(D.3) – Technische Datenverarbeitung

• Die Aboca-Gruppe führt mit Hilfe interner und externer Verantwortlicher, die speziell gemäß den oben genannten Bestimmungen benannt werden, in der unter Buchstabe E angegebenen Weise die technischen Verarbeitungen durch, die erforderlich sind, um Ihnen die Nutzung der zugangsgeschützten Bereiche zu ermöglichen.

(D.4) – Marketing

 Zusendung von Werbe- und Anzeigenmitteilungen über die Aktivitäten der Aboca-Gruppe (z. B. Newsletter); 

(D.5) – Einkäufe

Ermöglicht Ihnen den Kauf von Produkten, sofern Sie Arzt, Pflege- oder Ernährungsfachkraft sind.

(D.6) – Überwachung nach dem Inverkehrbringenund wissenschaftliche Kommunikation

Im Falle des Ausfüllens von Fragebögen kann die Verarbeitung zum Zweck der Überwachung nach dem Inverkehrbringen durch den Verantwortlichen in Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (Art. 83 der Verordnung (EU) 2017/745) auf der Grundlage der Bestimmungen der Artikel 6 Buchstabe c), Artikel 9 Buchstabe i) DSGVO sowie Art. 2 sexies Buchstabe z) des Gesetzesdekrets 196/2003 erfolgen. Wir können Ihre Daten in anonymer Form auch für die Erstellung populärwissenschaftlicher und pädagogischer Inhalte für Gesundheitsfachkräfte verarbeiten.

(E) – Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden und Art und Weise der Datenverarbeitung

(E.1) – Im Zusammenhang mit den in den vorstehenden Absätzen genannten Zwecken werden Ihre personenbezogenen Daten mit Hilfe spezieller EDV-Verfahren auf Papier und elektronisch verarbeitet. 

Die Art und Weise der Datenverarbeitung gewährleistet die logische und physische Sicherheit und die Vertraulichkeit der Daten. Die Verarbeitung kann mit manuellen, elektronischen und telematischen Geräten zur Speicherung, Übertragung und gemeinsamen Nutzung der Daten erfolgen. Die Verarbeitungssysteme sind eng mit den verfolgten Zwecken verbunden.

Die Daten, deren Verarbeitung im Zusammenhang mit der Erfüllung der unter D.1. bis D.3. genannten Zwecke erfolgt, werden so lange gespeichert, wie es für die Aboca-Gruppe zur Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen erforderlich ist. 

Daten, deren Verarbeitung im Zusammenhang mit der Erfüllung der unter Punkt D.4. genannten Zwecke erfolgt, werden 24 Monate ab dem Zeitpunkt Ihrer letzten Interaktion mit den in den zugangsgeschützten  Bereichen verfügbaren Anwendungen gespeichert. 

Die Daten über die getätigten Käufe werden für die Dauer von 10 Jahren für administrative Buchhaltungszwecke gespeichert.

(E.2) – Vergabe von Fortbildungspunkten 

Ihr Ausbildungsfortschritt wird analysiert, sodass spätestens 12 Monate nach der Datenerfassung Fortbildungspunkte vergeben werden können.

(E.2.1) – Profiling, automatisierte Entscheidungsfindung

Für den Fall, dass die Apotheke, in der Sie arbeiten, den People Management Service abonniert hat, und ausschließlich für personenbezogene Daten, die nicht zu besonderen Datenkategorien gehören, kann das Profiling auf der Grundlage der Apoteca Natura Performance Matrix durchgeführt werden. Bei den soeben beschriebenen Verarbeitungen werden keine automatisierten Entscheidungsprozesse angewandt.

(E.3) – Datensicherheit

(E.3.1) – Ihre personenbezogenen Daten werden in Italien gespeichert und die betreffenden Sicherheitsmaßnahmen werden von den Unternehmen der Aboca-Gruppe in Zusammenarbeit mit ihren eigens als Verantwortliche der entsprechenden Datenverarbeitung benannten Lieferanten überprüft.

(E.3.2) – Wenn Sie Arzt, Pflege- oder Ernährungsfachkraft sind, können Sie Ihre Daten aus den Systemen, in denen sie gespeichert sind, löschen oder deren unwiderrufliche Löschung beantragen, um Ihnen Dienstleistungen in den zugangsgeschützten Bereichen anbieten zu können.
[KMS1] 
(E.4) – Verschlüsselung der Daten

Für den Fall, dass Sie Ihr Passwort vergessen haben, bietet das Wiederherstellungsverfahren einen Link, über den Sie es selbst zurücksetzen können. Die Authentifizierungsdaten werden ab dem Zeitpunkt ihrer ersten Verwendung verschlüsselt und können von den Verantwortlichen in keiner Weise eingesehen werden.

(E.5) – Audit Log

Falls dies zur Einhaltung der geltenden gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten erforderlich ist, werden wir die Daten über jeden Zugriff auf die zugangsgeschützten Bereiche in speziellen Protokolltabellen speichern. Die entsprechenden Informationen enthalten den Zeitstempel des Zugriffs, die ID des auf die Daten zugreifenden Nutzers, die Art der Daten, auf die zugegriffen wurde, den Nutzer und Eigentümer der Daten, den durchgeführten Vorgang und die App, über die der Zugriff erfolgte.

(F) – Empfänger

(F.1) – Verantwortliche und Auftragsverarbeiter der Datenverarbeitung 

Folgende Personen können als Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter der Datenverarbeitung von den personenbezogenen Daten, die in dieser Datenschutzerklärung angegeben sind, Kenntnis erhalten:

• innerhalb der Aboca-Gruppe qualifiziertes Personal, jeweils im Rahmen seiner Zuständigkeiten und Pflichten und auf der Grundlage der übertragenen Aufgaben und erteilten Anweisungen;
• außerhalb der Aboca-Gruppe dritte Personen, die ebenfalls eigens als Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter der Datenverarbeitung ernannt wurden und die von der Aboca-Gruppe für verschiedene Dienstleistungen und ausschließlich zur Ausführung dieser Dienstleistungen, einschließlich Zahlungen, eingesetzt werden, jeweils im Rahmen ihrer eigenen Zuständigkeiten und Pflichten und auf der Grundlage der übertragenen Aufgaben und erteilten Anweisungen. 

Insbesondere für die zugangsgeschützten Bereiche bedient sich die Gruppe für IT-Dienstleistungen Konzerngesellschaften, Unternehmen oder Freiberuflern.

(F.2) – Übermittlung der Daten

Die Unternehmen der Aboca-Gruppe können Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der üblichen Management-, Buchhaltungs- und Verwaltungstätigkeiten und vorbehaltlich der Einholung Ihrer Zustimmung in der gesetzlich vorgeschriebenen Weise, gegebenenfalls unter Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen, an dritte Dienstleister weitergeben, und zwar ausschließlich zum Zweck der Erbringung der von Ihnen angeforderten Dienstleistung. Dazu gehören: Postunternehmen, Anwalts- und Notariatskanzleien, Berater und Beratungsunternehmen und sonstige Dienstleistungsunternehmen. Darüber hinaus können Ihre Daten weiteren Personen und Einrichtungen (wie Versicherungsgesellschaften, Polizei, Gerichtsbehörde usw.) zur Erfüllung etwaiger gesetzlicher Verpflichtungen mitgeteilt werden. Das Verzeichnis dieser Personen und Einrichtungen, denen die Daten mitgeteilt werden können, steht beim Sitz des Verantwortlichen zur Verfügung.

(F.3) – Übermittlung der personenbezogenen Daten ins Ausland, Offenlegung
    
Die Aboca-Gruppe übermittelt von sich aus keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union. Bei einigen Drittanbietern können sich die Server jedoch außerhalb Europas befinden (z. B. bei E-Mail-Anbietern). In diesen Fällen erfolgt die Datenübermittlung ins Ausland ausschließlich im Rahmen und in Übereinstimmung mit der Verordnung (EU) 2016/679, Art. 44 ff.

(G) – Rechte der betroffenen Person

Sie können jederzeit Ihre Rechte gegenüber dem Verantwortlichen geltend machen, eine Bestätigung über das Vorhandensein oder Nichtvorhandensein der Sie betreffenden personenbezogenen Daten erhalten, über deren Inhalt und Herkunft informiert werden, deren Richtigkeit überprüfen oder deren Ergänzung oder Aktualisierung, Berichtigung, Löschung oder Übertragung verlangen. Sie haben ferner das Recht, die Umwandlung in anonyme Form oder die Sperrung der widerrechtlich verarbeiteten Daten zu verlangen sowie sich aus berechtigten Gründen ihrer Verarbeitung zu widersetzen und eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen.
Zur Ausübung dieser Rechte oder zur Anforderung weiterer Informationen zu diesen Rechten und zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an folgende Adressen wenden:

(G.1) – In Bezug auf die von der Aboca-Gruppe durchgeführte Datenverarbeitung entweder an Aboca S.p.A – Società Agricola oder an Apoteca Natura S.p.A.

Per E-Mail an die folgenden Adressen:
    privacy@aboca.it;
    privacy@apotecanatura.it;

Auf dem normalen Postweg an:
    Aboca S.p.A. Loc. Aboca 20 – 52037 Sansepolcro (AR) – Italien.
    Apoteca Natura S.p.A., Loc. Aboca 20 – 52037 Sansepolcro (AR) – Italien.

(G.2) – Der Datenschutzbeauftragte ist unter folgender E-Mail-Adresse zu erreichen: dpo@aboca.it.  

(H) – Verantwortliche und Auftragsverarbeiter

(H.1) – Verantwortliche im Sinne dieser Erklärung sind die unter G.1 genannten Unternehmen.
(H.2) – Auftragsverarbeiter ist die Sintra Consulting srl.

Die vollständige Liste der Auftragsverarbeiter ist in den Büros der Unternehmen der Aboca-Gruppe erhältlich. Diese obligatorischen Informationen werden je nach den Änderungen der geltenden Rechtsvorschriften aktualisiert.